Introdução à Gestão de documentos: introdução à ferramenta
Sobre a ferramenta
A ferramenta Gestão de documentos do Procore é um sistema de gestão de documentos que organiza automaticamente seus documentos de acordo com seus atributos. Encontre rapidamente os documentos de que precisa com confiança de que está abrindo a revisão aprovada mais recente e que apenas pessoas que devem vê-la têm acesso.
Essa ferramenta foi desenvolvida para empresas que precisam de uma solução unificada e configurável para gerenciar informações e aprovações em todas as fases de um projeto de construção.
Com a ferramenta Gestão de documentos, as empresas podem:
- Configure as permissões de documento com base nos atributos de cada revisão, como status, tipo ou disciplina.
- Os membros da equipe de ajuda acessam, revisam, aprovam e gerenciam documentos de maneira simplificada a partir de um sistema centralizado.
- Ter os mesmos benefícios ganhos com a ferramenta Documentos original no Procore, ao adicionar recursos como fluxos de aprovação de documentos com marcações, permissões mais precisas, marcação de metadados e convenções de nomenclatura aplicáveis.
Para tutoriais, vídeos e recursos adicionais, consulte Gerenciamento de Documentos (Web) | (iOS) | (Android).
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Visualizar os recursos
Processo geral da ferramenta
Depois que as definições forem configuradas (conforme explicado posteriormente neste guia), o processo geral de uso da ferramenta Gestão de documentos será o seguinte:
Obs.
Outros tópicos, como definições e permissões de ferramentas, visualizações salvas e fluxos de aprovação serão abordados posteriormente neste guia.Diagrama de fluxo
Upload, revisão e envio de documentos
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Fazer upload de documentos
A ferramenta Gestão de documentos faz upload de documentos de maneira semelhante à ferramenta Documentos original do Procore. No entanto, a ferramenta Gestão de documentos usa aprendizagem de máquina no conteúdo do nome do documento e do arquivo para preencher automaticamente dados, como tipo de documento, número da planta e descrição da planta.
Nota: Você configurará seus campos, padrões de nomenclatura e requisitos de upload na próxima seção deste guia.
VER TUTORIALRevisar e preencher atributos de documentos
Após o processo de upload, todos os campos obrigatórios restantes serão revisados e concluídos para que possam ser enviados ao projeto para maior acesso. Você configurará esses requisitos em uma seção posterior deste guia.
Envio e aprovação de documentos
Documentos com os campos obrigatórios concluídos serão enviados ao projeto para acessá-los na guia "Documentos".
Revisão de documentos com fluxos
Se os documentos tiverem fluxos de aprovação configurados com a ferramenta Fluxos, os usuários poderão acessá-los em visualizações salvas, como "Atribuído a mim", para que possam revisar, fornecer comentários e responder com um resultado de aprovação.
Visualizar, fazer download e compartilhar documentos
Depois que os documentos forem enviados para o projeto, as pessoas com as permissões adequadas poderão visualizar, compartilhar e fazer download dos documentos de que precisam.
Nota: As permissões de documento serão configuradas posteriormente neste guia.
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Visualizando documentos
Os documentos enviados são acessados por meio da guia "Documentos". É possível visualizar as informações do documento na tabela ou abri-los no visualizador de documentos do Procore. Dependendo de como o administrador configurou as coleções do projeto e a visualização salva que você está visualizando, a revisão mais recente em um determinado contêiner de documento pode ser exibida por padrão, mas também é possível acessar rapidamente as revisões anteriores.
Os documentos também são facilmente acessados e visualizados no aplicativo móvel do Procore para iOS e Android.
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Vídeo: visualizar no dispositivo móvel |
Fazer download de documentos
É possível fazer download dos documentos individualmente na tabela ou no visualizador e em massa na tabela no aplicativo Web do Procore.
Compartilhar documentos
É possível adicionar documentos como anexos para itens (p. ex., comunicados) na ferramenta Correspondência.
Sendo assim, os destinatários da correspondência que têm permissão para visualizar e fazer download dos documentos na ferramenta Gestão de documentos podem visualizar e fazer download dos documentos.
