Gestão de documentos: guia de introdução
Índice
Bem-vindo
Este guia ajuda você a configurar pela primeira vez a ferramenta Gestão de documentos do Procore, fornecendo o seguinte:
- Uma introdução à ferramenta e processos de Gestão de documentos.
- Visões gerais de tópicos, práticas recomendadas, exemplos e itens de ação.
- Vídeos e instruções passo a passo.
Recomendamos começar com um projeto de teste usando os padrões do Procore enquanto nos familiarizamos com a ferramenta.
Pré-requisitos para este guia
- Sua empresa faz parte da versão limitada de Gestão de documentos (Beta).
- A ferramenta Gestão de documentos está habilitada para um projeto.
- As seguintes permissões estão habilitadas no Procore:
- Permissões de Administrador da empresa:
- Permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Diretório de nível de empresa.
- Permissões da ferramenta Gestão de documentos:
- Permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Gestão de documentos.
- Adicionado a um grupo de permissões com as permissões 'Carregar novos arquivos' e 'Enviar novos arquivos' habilitadas.
Nota: O Procore fornece um padrão grupo de permissões "Controlador de documentos" ao qual você pode se adicionar.
- Opcional: permissões das ferramentas Fluxos e Correspondência:
- Para configurar e iniciar fluxos para documentos, permissões de nível "Administrador" para a ferramenta Fluxos de nível de empresa.
- Para anexar documentos a itens de correspondência na ferramenta Correspondência de um projeto:
- Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na tipo de correspondência do item.
OU
Permissões de nível 'Somente leitura' no tipo de correspondência do item com a permissão granular 'Criar item' habilitada no modelo de permissões.
- Permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" na tipo de correspondência do item.
- Permissões de Administrador da empresa:
Próxima lição: Introdução ao gerenciamento de documentos
Visão geral da ferramenta
Sobre a ferramenta
A ferramenta Gestão de documentos do Procore é um sistema de gestão de documentos que organiza automaticamente seus documentos de acordo com seus atributos. Encontre rapidamente os documentos de que precisa com confiança de que está abrindo a revisão aprovada mais recente e que apenas pessoas que devem vê-la têm acesso.
Essa ferramenta foi desenvolvida para empresas que precisam de uma solução unificada e configurável para gerenciar informações e aprovações em todas as fases de um projeto de construção.
Com a ferramenta Gestão de documentos, as empresas podem:
- Configure as permissões de documento com base nos atributos de cada revisão, como status, tipo ou disciplina.
- Os membros da equipe de ajuda acessam, revisam, aprovam e gerenciam documentos de maneira simplificada a partir de um sistema centralizado.
- Ter os mesmos benefícios ganhos com a ferramenta Documentos original no Procore, ao adicionar recursos como fluxos de aprovação de documentos com marcações, permissões mais precisas, marcação de metadados e convenções de nomenclatura aplicáveis.
Para tutoriais, vídeos e recursos adicionais, consulte Gerenciamento de Documentos (Web) | (iOS) | (Android).
Vídeo
Visualizar os recursos
Processo geral da ferramenta
Depois que as definições forem configuradas (conforme explicado posteriormente neste guia), o processo geral de uso da ferramenta Gestão de documentos será o seguinte:
Obs.
Outros tópicos, como definições e permissões de ferramentas, visualizações salvas e fluxos de aprovação serão abordados posteriormente neste guia.Diagrama de fluxo
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Upload, revisão e envio de documentos
Vídeo
Fazer upload de documentos
A ferramenta Gestão de documentos faz upload de documentos de maneira semelhante à ferramenta Documentos original do Procore. No entanto, a ferramenta Gestão de documentos usa aprendizagem de máquina no conteúdo do nome do documento e do arquivo para preencher automaticamente dados, como tipo de documento, número da planta e descrição da planta.
Nota: Você configurará seus campos, padrões de nomenclatura e requisitos de upload na próxima seção deste guia.
Revisar e preencher atributos de documentos
Após o processo de upload, todos os campos obrigatórios restantes serão revisados e concluídos para que possam ser enviados ao projeto para maior acesso. Você configurará esses requisitos em uma seção posterior deste guia.
Envio e aprovação de documentos
Documentos com os campos obrigatórios concluídos serão enviados ao projeto para acessá-los na guia "Documentos".
Revisão de documentos com fluxos
Se os documentos tiverem fluxos de aprovação configurados com a ferramenta Fluxos, os usuários poderão acessá-los em visualizações salvas, como "Atribuído a mim", para que possam revisar, fornecer comentários e responder com um resultado de aprovação.
Visualizar, fazer download e compartilhar documentos
Depois que os documentos forem enviados para o projeto, as pessoas com as permissões adequadas poderão visualizar, compartilhar e fazer download dos documentos de que precisam.
Nota: As permissões de documento serão configuradas posteriormente neste guia.
Vídeo
Visualizando documentos
Os documentos enviados são acessados por meio da guia "Documentos". É possível visualizar as informações do documento na tabela ou abri-los no visualizador de documentos do Procore. Dependendo de como o administrador configurou as coleções do projeto e a visualização salva que você está visualizando, a revisão mais recente em um determinado contêiner de documento pode ser exibida por padrão, mas também é possível acessar rapidamente as revisões anteriores.
Os documentos também são facilmente acessados e visualizados no aplicativo móvel do Procore para iOS e Android.
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Vídeo: visualizar no dispositivo móvel |
Fazer download de documentos
É possível fazer download dos documentos individualmente na tabela ou no visualizador e em massa na tabela no aplicativo Web do Procore.
Compartilhar documentos
É possível adicionar documentos como anexos para itens (p. ex., comunicados) na ferramenta Correspondência.
Sendo assim, os destinatários da correspondência que têm permissão para visualizar e fazer download dos documentos na ferramenta Gestão de documentos podem visualizar e fazer download dos documentos.
Próxima lição: Campos do documento - Visão geral
Visão geral dos campos
Fundo
Na construção, erros e retrabalhos são frequentemente causados por arquivos de projeto desatualizados que foram duplicados em várias pastas ou ferramentas. Para mitigar esse risco, a ferramenta Gestão de documentos do Procore organiza e controla automaticamente o acesso aos arquivos com base nos atributos (campos do documento) de cada revisão do documento. Por isso, é especialmente importante configurar esses valores de campo antes de começar a usar a ferramenta.
Como funciona
Importante
É importante configurar seu padrão de nomenclatura e requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos antes de fazer upload dos documentos. Isso garante a padronização e a conformidade e ajuda a preencher os campos automaticamente. Consulte Quais dados o Procore pode preencher automaticamente ao fazer upload de arquivos para a ferramenta Gestão de documentos?Nota: Você configurará quais campos devem ser obrigatórios para cada documento, por tipo de documento, na seção Requisitos de upload deste guia.
Conjuntos de campos e opções de campo para documentos
Os Administradores da empresa podem gerenciar conjuntos de campos configuráveis e padrão opções de campo na página da ferramenta Gestão de documentos da ferramenta Administrador de nível de empresa.
Gerenciar conjuntos de campos configuráveis
Crie novos conjuntos de campos ou edite os existentes e atribua-os aos seus projetos. Isso permite definir quais campos devem ser obrigatórios em documentos em todos os seus projetos.
Em breve
A ferramenta Gestão de documentos adicionará campos personalizados para que você possa criar seus próprios campos ou ocultar os que não precisa.
Gerenciar opções de campo padrão
Você pode configurar padrão opções de campo para os seguintes campos de Gestão de documentos:
- Classificação
- Disciplina
- Status
- Tipo
- Volume/sistema
Obs.
A maioria dos campos tem um código que pode ser preenchido automaticamente no início do campo. O código é baseado no padrão de nomenclatura. Por exemplo, um documento do tipo de planta seria preenchido com "DR" no campo Tipo. Conforme as informações são inseridas, os códigos são sequenciados automaticamente para criar um novo campo Nome para o documento.
Você configurará seu padrão de nomenclatura de documento na seção "Padrão de nomenclatura" deste guia.
Mostrar ou ocultar opções de campo em um projeto
Você pode optar por mostrar ou ocultar opções de campo para campos suspensos de seleção única (como Status, Tipo e Disciplina) no nível de projeto na página Configurar definições da ferramenta Gestão de documentos.
Campos adicionais no Procore
Os campos a seguir são usados para a ferramenta Gestão de documentos, mas são configurados em outras áreas do Procore (apresentados na página "Configurar" para campos de documento):
- Projeto: o código do projeto deve ser uma abreviação do nome do projeto, como "VTX" para o Vortex Business Center. O campo "Código" na ferramenta Administrador de nível de projeto preenche o campo "Projeto" para documentos.
- Originador: campo que significa de quem um documento teve origem. Por exemplo, uma pessoa associada à "ABC Company" no Diretório envia um documento por upload de um documento, portanto, "ABC Company" deve ser selecionada para o campo Originador. O campo "Nome abreviado" para empresas na ferramenta Diretório de nível de empresa ou de projeto é exibido como uma opção para o campo "Originador".
- Local: esse campo representa o local associado a um documento. Os locais adicionados na ferramenta Administrador de nível de projeto são exibidos como opções para o campo "Local" para documentos.
- Fase: esse campo representa a fase de construção para a qual um documento foi criado. As "Fases do projeto" na página "Padrões" da ferramenta Administrador de nível de empresa são exibidas como opções para o campo "Fase" dos documentos.
Práticas recomendadas
Antes de configurar campos de documento para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais campos importam para suas necessidades de gestão de documentos?
- Os requisitos de campo devem variar de acordo com o projeto ou são consistentes em toda a sua empresa?
- Para campos obrigatórios (como "Status" e "Tipo"), quais valores devem estar disponíveis para eles?
- Quais "códigos" devem estar associados a cada valor de campo (como "DR" para planta) para que sejam reconhecíveis em seu padrão de nomenclatura de documento?
Próxima lição: Campos do documento - Configure
Configurá-lo: campos
Agora que aprendeu sobre os campos do documento na ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
Vídeo
1. Criar conjuntos de campos configuráveis
Na ferramenta Administrador de nível de empresa, crie uma nova conjunto de campos configurável para a ferramenta Gestão de documentos que você aplicará ao seu projeto. Isso permite definir quais campos devem ser obrigatórios em documentos em todos os seus projetos.
Nota: Futuramente, você poderá adicionar novos campos personalizados aos conjuntos de campos, bem como ocultar os campos que não planeja usar.
2. Editar campos padrão
Na ferramenta Administrador de nível de empresa, decida quais valores você deseja disponibilizar para campos de documentos como status, tipo de documento e disciplina do documento. Essas opções de campo serão aplicadas a todos os arquivos da ferramenta Gestão de documentos nos projetos da sua empresa.
3. Opcional: revisar opções de campo para um projeto
Os administradores da ferramenta Gestão de documentos têm a opção de ocultar determinados valores de campo em projetos individuais. Para fazer isso, acesse as definições da ferramenta Gestão de documentos em um projeto, revise as opções de campos e oculte todas as opções que não deseja que estejam disponíveis para seleção.
4. Configurar outros campos do Procore
Dependendo dos requisitos de seus projetos, pode haver alguns campos adicionais que você deseja configurar antes de começar. Se você planeja usar um padrão de nomenclatura de documento, o código do projeto e o código originador são especialmente importantes.
Código do projeto
Insira um código para o projeto no campo "Código" da ferramenta Administrador de nível de projeto. Isso será usado no campo 'Projeto' para documentos.
VEJA AS ETAPAS
Código do criador (campo "Nome abreviado")
Na ferramenta Diretório de nível de projeto ou de empresa, adicione códigos "Nome abreviado" para qualquer empresa da qual os documentos do projeto possam ter origem. Esses nomes abreviados de empresas estarão disponíveis para seleção para o campo "Originador". 
VISUALIZAR AS ETAPAS
Código de local
Na página Locais da ferramenta Administrador de nível de projeto, adicione ou gerencie locais e códigos do projeto conforme necessário. Elas serão exibidas como opções para o campo "Local".
Certifique-se de:
- Selecione a definição "Incluir código opcional".
- Adicione um código para cada local.
Código de fase
Na página "Padrões" da ferramenta Administrador de nível de empresa, revise a seção "Fases do projeto" e adicione ou remova fases conforme necessário. Estas etapas serão exibidas como opções para o campo ‘Etapa’.
VEJA AS ETAPAS
Visão geral padrão de nomenclatura
Fundo
Sua equipe conhecerá facilmente o autor e o propósito de cada documento devido aos padrões consistentes de nomenclatura de documento em todos os seus projetos. A ferramenta Gestão de documentos do Procore usa os atributos de cada revisão para aplicar automaticamente os padrões de nomenclatura e preencher automaticamente metadados (atributos), simplificando o processo de upload. Ela determina se um upload deve estar associado a revisões anteriores ou se passará a ser um documento totalmente novo.
Como funciona
A ferramenta Gestão de documentos pode usar códigos de atributo de documento para aplicar um padrão de nomenclatura de documento. Quando houver o upload de novas revisões com um nome e formato idênticos aos existentes, o sistema empilhará essas revisões em um único contêiner de documento com um nome exclusivo. Isso reduz o risco de duplicação de arquivo e mantém todos trabalhando com as informações mais recentes.
Na página Configurar definições para a ferramenta Gestão de documentos, você pode adicionar ou remover campos e reorganiza-los para criar um padrão personalizado de nomenclatura que pode ser usado para alguns ou todos os documentos em seu projeto.
Importante
Como a ferramenta Gestão de documentos usa o nome e o formato do documento (p. ex., PDF) para identificar automaticamente as revisões subsequentes, é importante que seus padrões de nomenclatura contenham o conjunto completo de campos que identifiquem exclusivamente um contêiner de documento, mas não cada revisão independente nele.
Se quiser que as revisões do mesmo documento sejam rastreadas em um único contêiner de documento, seu padrão de nomenclatura NÃO deve incluir campos específicos da revisão, como status, código de revisão, autor ou datas de qualquer tipo.
Práticas recomendadas
É importante definir a estrutura do seu padrão de nomenclatura de documento o mais cedo possível em um novo projeto. Isso evita inconsistências e refatoração pela estrada.
Antes de configurar o padrão de nomenclatura para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais tipos de documentos precisam de um padrão de nomenclatura aplicado?
- Qual combinação e ordenação de informações no nome ajudaria sua equipe a entender melhor o propósito de um documento, especialmente em cenários quando encontrar o documento sem contexto adicional?
- Qual combinação de informações no nome garantiria que os documentos individuais sejam identificados exclusivamente e não se sobreponham acidentalmente?
- Por exemplo, você pode decidir que, em um projeto menos complexo, apenas suas plantas e envios técnicos precisam ser nomeados como Tipo de projeto-disciplina-número (p. ex., ABC-DR-A-101 ou ABC-TS-C-202), enquanto todos os outros documentos, como relatórios ou rastreadores, podem manter o nome do arquivo original.
Exemplo
Imagine que você está gerenciando um projeto chamado "Duke Hospital (DH)" localizado em Londres, Reino Unido, e seu projeto adere aos padrões da ISO 19650. Você estabeleceu esta convenção estruturada de nomenclatura para suas plantas:
Projeto: originador: volume/sistema: local: tipo: disciplina: número.
Vamos considerar uma planta arquitetônica para o quarto andar com a designação de volume/sistema "ZZ" e numerada como "401". Esta planta foi emitida por John Moore & Associates (JMA), o arquiteto do projeto.
De acordo com sua convenção de nomenclatura, o arquivo dessa planta será rotulado da seguinte forma: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Se você tivesse esse padrão de nomenclatura configurado na ferramenta Gestão de documentos, o sistema exigiria cada um desses campos no upload e, em seguida, geraria o nome do documento para você. Além disso, se esse documento tiver sido enviado por upload para o sistema com esse nome já intacto, todos esses campos de documento serão marcados na revisão automaticamente, sem qualquer esforço manual.
Essa abordagem indisponível de nomenclatura garante clareza e consistência, facilitando a identificação e organização de documentos do projeto, mesmo em projetos complexos como o Duke Hospital.
Próxima lição: Padrão de nomenclatura - Configure
Configurá-lo: padrão de nomenclatura
Agora que aprendeu sobre padrões de nomenclatura na ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir a seguinte ação no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Editar o padrão de nomenclatura
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições, revise o padrão de nomenclatura "Padrão do Procore" e faça alterações conforme necessário.
Vídeo
Nota: Na próxima seção deste guia, você decidirá quais tipos de documento associar a esse padrão de nomenclatura.
Visão geral dos requisitos de upload
Fundo
Conforme explicado nas lições anteriores, a ferramenta Gestão de documentos usa atributos de documento para controlar as permissões do usuário para revisões individuais, gerar um padrão de nomenclatura e organizar seus documentos para facilitar a recuperação. Portanto, se os documentos enviados por upload não tiverem atributos suficientes, há um grande risco de você não encontrá-los mais tarde. Por isso é incrivelmente importante definir quais campos são obrigatórios antes do upload de qualquer arquivo. Além disso, é possível personalizar esses requisitos de upload por tipo de documento e especificar se é necessário aplicar um padrão de nomenclatura.
Importante
Os campos Nome, Tipo, Status e Revisão sempre são obrigatórios para cada documento.Como funciona
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições da ferramenta, você pode definir um padrão regra que todos os documentos devem seguir. Você também pode criar regras condicionais que substituam padrão regras e são aplicáveis apenas a determinados tipos de documento.
Essas regras determinam quais campos de metadados devem ser preenchidos para documentos enviados por upload, bem como se o padrão de nomenclatura do seu projeto é aplicado.
Práticas recomendadas
Antes de configurar os requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Qual atributo e requisitos de nomenclatura devem existir em cada revisão enviada por upload para o sistema, independentemente do seu tipo?
- Quais requisitos devem variar de acordo com o tipo de documento?
Nota: Você só pode ter um padrão de nomenclatura para todo o projeto, mas pode decidir se o aplica ou não para cada tipo de documento. - Seu projeto permitirá identificadores de revisão duplicados? Ao padrão o campo Revisão será definido como um campo editável enquanto o campo Versão sempre for uma identificador único não editável. A opção de editar manualmente o campo Revisão para corresponder ao número de revisão de um upload anterior permite que os usuários façam upload de um arquivo que tenha pequenas edições sem considerar uma revisão totalmente nova. No entanto, os administradores podem exigir que as revisões sejam exclusivas para determinados tipos de documento, se for o caso.
Próxima lição: Requisitos de upload – Configuração
Configurá-lo: requisitos de upload
Agora que soube dos requisitos de upload para a ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Vídeo
1. Editar a regra padrão
Na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições, revise a regra padrão e faça alterações conforme necessário. Você pode escolher se a norma de nomenclatura deve ser aplicada, selecionar os campos que serão obrigatórios para documentos enviados por upload e decidir se os identificadores de revisão duplicados são permitidos.
Nota: Os campos Status, Tipo, Revisão e Nome sempre são obrigatórios, bem como quaisquer outros campos que você tenha decidido exigir no conjunto de campos da sua empresa para a ferramenta Gestão de documentos.
2. Criar regras condicionais
Se determinados tipos de documentos precisarem de requisitos diferentes da regra padrão, crie uma ou mais regras condicionais na seção "Requisitos de upload" da página Configurar definições. Por exemplo, escolha diferentes campos obrigatórios ou decida não aplicar o padrão de nomenclatura.
Próxima lição: Document: visão geral
Visão geral das permissões do documento
Fundo
Um único documento de construção pode ter dezenas de revisões e centenas de pequenas atualizações de versões ao longo de sua vida. Cada uma dessas revisões depende de uma fase, finalidade e público diferentes na obra. Em muitos projetos, essas revisões estão espalhadas por diferentes pastas que precisam de gerenciamento manual de permissões. No entanto, com a ferramenta Gestão de documentos do Procore, você pode controlar automaticamente as permissões em cada revisão individual de documento em um "contêiner". A ferramenta pode usar os atributos dessa revisão, como status, fase, tipo ou disciplina para determinar automaticamente as permissões.
Como funciona
A ferramenta Gestão de documentos usa dois níveis de permissão: permissões gerais da ferramenta do Procore para conceder acesso à própria ferramenta e grupos de permissões flexíveis para conceder acesso a revisões individuais de documentos com base em seus atributos.
É possível criar grupos de permissões para diferentes funções de usuário ou empresas no projeto e você pode definir regras específicas para controlar automaticamente quais revisões de documentos esses grupos têm acesso e em qual nível devem ter acesso (p. ex., Visualizador, Proprietário ou Administrador). É possível personalizar ainda mais as permissões na guia Permissões da página Configurar definições e nos modelos de permissão para a ferramenta Fluxos.
Vídeo
Obs.
As permissões relacionadas a Fluxos serão abordadas na próxima seção deste guia.Práticas recomendadas
Antes de configurar permissões para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais são o conjunto distinto de funções de usuário em seus projetos que precisam de diferentes níveis de acesso aos documentos do projeto?
- O que esses grupos devem poder acessar e quais campos do documento são necessários para determinar esse acesso?
- Por exemplo, talvez você considere fornecer aos seus gerentes de projeto e controladores de documentos acesso "Administrador" a cada revisão de documento no sistema, mas permitir apenas acesso ao "Visualizador" da equipe de campo às plantas aprovadas do projeto.
- Quem deve ser capaz de alterar as definições na própria ferramenta de gestão de documentos?
Exemplo
Paul é membro de uma equipe de controle de documentos. Ele está atribuindo permissões para os seguintes indivíduos em sua empresa:
- Jake, outro controlador de documentos da empresa dele.
- Sarah, a gerente de projetos da empresa dele.
- Matt, que serve como encarregado para a subempreiteiro de concreto.
Na ferramenta Diretório do projeto, Paul escolhe entre as permissões de nível "Administrador" ou "Padrão" para atribuir a usuários para a ferramenta Gestão de documentos:
- Paul atribui a Jake e a si mesmo permissões de nível "Administrador".
Isso concede a eles controle total sobre a ferramenta e a capacidade de iniciar e supervisionar fluxos de documentos. - Paul atribui permissões de nível "Padrão" a Matt e Sarah.
Eles podem usar a ferramenta com acesso padrão e participar de fluxos de aprovação de documentos. No entanto, eles não terão autoridade para alterar nenhuma definição na própria ferramenta.
Para refinar ainda mais as permissões, Paul usa dois grupos de permissão distintos na ferramenta Gestão de documentos:
- Paul adiciona Jake, Sarah e si mesmo ao grupo de permissões "Controlador de documentos".
Eles poderão fazer upload e enviar documentos, simplificando os processos de controle de documentos. - Paul adiciona Matt a um grupo de permissões "Subempreiteiro de concreto":
Independentemente do status do documento, ele receberá acesso ao "Proprietário" a qualquer documento originário de sua empresa. Além disso, ele terá acesso ao "Visualizador" a plantas emitidas para construção e envios técnicos associados a qualquer outra disciplina.
Próxima lição: Permissões de documentos - Configure
Configurá-lo: permissões de documento
Agora que ficou sabendo sobre as permissões para a ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
ITENS DE AÇÃO
- Atribuir permissões gerais de ferramenta
- Criar grupos de permissão
- Gerenciar níveis de permissão de documento
Nota: As permissões relacionadas a Fluxos serão abordadas na próxima seção deste guia.
1. Atribuir permissões gerais de ferramenta
Atribua permissões de nível "Padrão" ou "Administrador" à ferramenta Gestão de documentos para pessoas que precisarão de acesso à ferramenta. Você pode atribuir essa permissão para usuários e grupos em um modelo de permissão do projeto na ferramenta Permissões ou editar manualmente a permissão para usuários na ferramenta Diretório.
2. Criar grupos de permissão
Crie grupos de permissão para diferentes tipos de permissão de que você precisa e adicione pessoas a elas para controlar automaticamente o acesso a documentos no projeto.
3. Gerenciar níveis de permissão de documento
Controle adicional da permissão para documentos especificando quais ações devem estar disponíveis para três níveis diferentes: Visualizador, Proprietário e Administrador.
Nota: No momento, essa lista está limitada a quais níveis poderão editar os atributos de documentos, mas futuramente essa personalização adicional será introduzida.
Visão geral Fluxos aprovação
Fundo
Geralmente, é o caso de as empresas de construção terem que mover manualmente documentos de construção entre pastas e sistemas silloed à medida que seu status passa do trabalho em andamento, para a revisão, para o aprovado. Isso cria muita despesas gerais e leva ao potencial de erros e retrabalhos. Com Gestão de Documentos do Procore, você não precisa mover documentos conforme seu status muda e o acesso às revisões é alterado automaticamente assim que um fluxo de aprovação for concluído. Além disso, o motor de fluxo incorporado à ferramenta Gestão de documentos é incrivelmente personalizável e pode atender a cenários simples e complexos de aprovação para qualquer tipo de documento.
Como funciona
Você pode criar modelos de fluxo personalizados atribuídos a documentos enviados por upload para a ferramenta Gestão de documentos. Depois que um fluxo for iniciado, fluxo participantes serão notificados a revisar documentos, comentar com marcação opcionalmente e fornecer um resultado de aprovação.
Conforme uma revisão de documento é revisada e aprovada ou rejeitada, o status da revisão é atualizado automaticamente no Procore. Isso significa que você não precisa alterar manualmente as definições de permissão ou mover revisões entre pastas ou ferramentas após a aprovação de um documento. Quando um fluxo for criado para um documento PDF, fluxo responsáveis poderão adicionar marcações diretamente ao PDF durante suas etapas no fluxo. Após a conclusão do fluxo, todas as fluxo decisões, marcações e anexos adicionais de arquivo serão mantidos para posterior consulta.
Vídeo
Criar modelos de WOrkflow de Gestão de documentos
Para usar fluxos para documentos, você criará um ou mais modelos fluxo na ferramenta Fluxos do Procore e, em seguida, os aplicará aos seus projetos.
Depois que um modelo de fluxo for aplicado a um projeto, você precisará configurá-lo com os responsáveis corretos na guia Fluxos da página Configurar definições da ferramenta Gestão de documentos antes que ele possa ser usado.
Fluxos STart em documentos
Após fluxo modelos tiverem sido configurados para o projeto, será possível selecionar os fluxos para documentos na coluna "Fluxo atribuído". Você também pode atribuir uma fluxo a vários documentos de uma só vez usando a opção Edição em massa.
Nota: Se quiser exigir uma seleção de fluxo para determinados documentos, como plantas, você pode definir esse campo como um requisito em seus requisitos de upload.
Revisar e responder em um fluxo
Depois que um fluxo para um documento for iniciado, um responsável pelo fluxo poderá revisar o documento e responder na fluxo.
ADICIONAR MARCAÇÕES
Os responsáveis pelo fluxo podem marcar os documentos conforme necessário como parte da resposta.
Práticas recomendadas
Antes de configurar fluxo modelos para a ferramenta Gestão de documentos, considere o seguinte:
- Quais processos de revisão e aprovação de documentos você deseja aplicar e para quais tipos de documentos?
- Qual a variação do fluxo de aprovação de acordo com a finalidade, tipo ou origem do documento?
- De quais opções de resposta você precisa em cada etapa (p. ex., aprovado, aprovado com comentário, rejeitado)?
- Quem deve ter permissão para criar e configurar fluxos de documentos?
- Quem deve ter permissão para gerenciar fluxos ativos de documentos (p. ex., reiniciá-los ou alterar os responsáveis no meio do fluxo)?
Exemplo
Abaixo, você encontrará uma representação ilustrativa de uma fluxo para a processo de aprovação de plantas mecânicas. Cada caixa corresponde a uma etapa específica, enquanto as setas indicam as decisões tomadas em cada conjuntura.
Vamos considerar um projeto no qual um subempreiteiro mecânico, a M's Mechanical, envie plantas para o Nível 1. O destino inicial dessas plantas é o Controlador de documentos, que realiza uma verificação de QA (Garantia de qualidade).
- Se o documento receber um status "Rejeitado" durante a verificação de perguntas e respostas, ele será rotulado como "Rejeitado pelo RJ" e mudará para a etapa subsequente intitulada "Verificação de perguntas e respostas rejeitadas - reenviar". Nesse cenário, a equipe de Mecânica M é prontamente notificada sobre a rejeição e instruida a reenviar o documento.
- Se o documento receber um status "Aprovado" na verificação de PERGUNTAS e respostas, ele avança para a próxima fase, denotado como a "Revisão de conteúdo técnico".
- Se o documento receber rejeição, ele seguirá para a fase seguinte conhecida como "Conteúdo técnico rejeitado" e será marcado como "Rejeitado por RJ".
- No caso de uma aprovação na fase de "Revisão de conteúdo técnico", o documento avança para a "Revisão de consultor".
- O resultado pode ser um dos seguintes: "Aprovado", "Aprovado com Comentários" ou "Rejeitado". Dependendo dessa decisão, o documento recebe um status final de "Status A - Aprovado", "Status B - Aprovado com Comentários" ou "Status C - Rejeitado".
Nota: Os grupos de permissões definidos na ferramenta Gestão de documentos determinam quem pode visualizar o documento após a aprovação.
- O resultado pode ser um dos seguintes: "Aprovado", "Aprovado com Comentários" ou "Rejeitado". Dependendo dessa decisão, o documento recebe um status final de "Status A - Aprovado", "Status B - Aprovado com Comentários" ou "Status C - Rejeitado".
Configurá-lo: Fluxos de aprovação
Agora que ficou sabendo sobre os fluxos de aprovação para a ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
1. Atribuir permissões de fluxo
Se ainda não tiver, configure permissões para Fluxos.
Para qualquer usuário que fará parte de um fluxo de trabalho de aprovação, você precisará atribuir permissões granulares para a ferramenta Fluxos de Trabalho em seus modelos de permissão.
Você também pode personalizar as ações que os revisores podem executar em um fluxo ativo, p. ex., quem pode marcar documentos.
2. Criar um modelo de fluxo de Gestão de documentos
Em seguida, você deve criar fluxo modelos na ferramenta Fluxos de nível de empresa.
3. Atribuir o fluxo a um projeto
Depois que o modelo de fluxo for criado, você precisará atribuí-lo aos projetos nos quais deseja usá-lo.
4. Configurar um fluxo para o projeto
Antes que possa usar fluxos na ferramenta Gestão de documentos, você precisará configurar a fluxo do projeto, que envolve atribuir revisores a etapas individuais. Você também pode definir se deseja ou não usar um desses modelos como uma padrão para documentos recém-enviados por upload.
5. Iniciar um fluxo em documentos
Quando o upload dos documentos for feito no projeto, será possível atribuir um fluxo a documentos na coluna "Fluxo atribuído". Depois que um documento for enviado, o fluxo atribuído começará na primeira etapa e os revisores serão notificados.
Nota: Se você enviar documentos em massa juntos, os revisores receberão um único e-mail com todos os documentos que precisam da atenção deles, em vez de e-mails separados para documentos enviados individualmente.
Próxima lição: com visualizações salvas: visão geral
Visão geral das visualizações salvas
Fundo
A maioria das ferramentas de gestão de documentos usa pastas para manter os documentos organizados e acessíveis. As pastas podem ser problemáticas porque cada revisão de documento precisa existir na pasta e não pode existir em duas ou mais pastas de uma só vez. Embora isso possa funcionar para documentos em andamento com acesso limitado, isso se torna um problema depois que os documentos são enviados para revisão e, em seguida, rejeitados ou publicados para um público mais amplo. Na construção, é essencial manter um único histórico rastreável das revisões de um documento de construção e suas alterações de status ao longo do tempo. Se você precisar copiar ou mover manualmente as revisões entre pastas destinadas a diferentes fins ou públicos, você perderá essa rastreabilidade e as equipes de risco que operam com informações desatualizadas.
Com a ferramenta Gestão de documentos do Procore, as revisões de documentos são marcadas com atributos que os descrevem e é possível usar os filtros de pesquisa para encontrá-los rapidamente. Por exemplo, você pode usar filtros para encontrar as plantas arquitetônicas aprovadas mais recentes ou ver documentos rejeitados que tiveram origem em sua empresa. Você pode salvar esses filtros de pesquisa como "visualizações salvas" para facilitar a localização dos documentos para você e sua equipe, o que proporciona o benefício de uma estrutura padrão de pastas de projeto sem os riscos e desvantagens da duplicação de arquivos.
Como funciona
organização com base nos Atributos do documento
Após o envio das revisões de documentos, os usuários poderão acessá-las na guia Documentos. Os grupos de permissões e as regras configuradas para o projeto controlam automaticamente quais revisões de documentos podem ser visualizadas por cada pessoa. Os metadados associados a cada documento garantem que os usuários possam acessar rapidamente os documentos de que precisam e que vejam apenas os documentos aos quais têm acesso.
Visualizações salvas
Nota: Os administradores podem criar visualizações salvas que todos no projeto podem acessar e qualquer usuário pode criar visualizações salvas para uso pessoal.
Vídeo
Práticas recomendadas
Antes de começar a configurar suas visualizações salvas, considere o seguinte:
- Normalmente você usa uma estrutura padrão de pastas para seus projetos? Nesse caso, você poderá criar visualizações salvas para replicar a estrutura de pastas e controlar de maneira eficiente o acesso a documentos.
Nota: As visualizações salvas são aninhadas nas coleções. - A qual tipo de documento deseja que sua equipe tenha acesso rápido?
- Quais documentos de construção você deseja disponibilizar para as equipes de campo?
Exemplo
Em vez de precisar reorganizar manualmente os documentos em pastas, as visualizações salvas são orientadas por filtros. Isso significa que a lista de documentos será atualizada automaticamente.
Digamos que um controlador de documentos chamado Paul queira criar uma visualização salva para plantas elétricas aprovadas. A partir da coleção Publicado (que já filtra documentos aprovados), Paulo selecionará os seguintes filtros adicionais para criar uma nova visualização salva:
- Disciplina: elétrica
- Tipo: planta
Próxima lição: cument com visualizações salvas: configurá-la
Configurá-lo: visualizações salvas
Agora que aprendeu a organizar os documentos na ferramenta Gestão de documentos, você está pronto para concluir a seguinte ação no Procore:
ITENS DE AÇÃO
Criar visualizações salvas
Para categorias às quais um administrador deseja que as pessoas tenham acesso rápido, elas podem definir o acesso da visualização salva como "Todos no projeto". Além disso, qualquer usuário pode criar suas próprias visualizações personalizadas.
Nota: No momento, é necessário criar as visualizações salvas do projeto individualmente em cada projeto, mas futuramente você poderá padronizar as visualizações salvas em vários projetos da sua empresa.
Próxima Lição: Distribuição de Documentos com Correspondência - Visão Geral
Visão geral da correspondência
Fundo
Com tantas maneiras de compartilhar documentos e comunicações digitalmente, pode ser difícil manter um registro claro das comunicações de um projeto. A anexação e envio manual de documentos por e-mail fora do Procore aumenta o risco de consultar revisões desatualizadas e dificulta a localização e consulta às comunicações quando necessário.
A ferramenta Correspondência do Procore serve como um local central para compartilhar documentos do projeto e manter um registro formal de comunicação. É possível anexar e vincular os arquivos de Gestão de documentos diretamente em um item de correspondência da Web ou do aplicativo móvel, facilitando o acesso aos documentos, juntamente com um histórico claro de comunicação.
Como funciona
Quando precisar distribuir ou discutir qualquer item relacionado a seus documentos, você poderá usar a ferramenta Correspondência do Procore para anexar e compartilhar documentos na ferramenta Gestão de documentos. Por exemplo, você pode criar uma tipo de correspondência para que os comunicados compartilhem pacotes de plantas aprovados.
O compartilhamento de documentos por meio de um item de correspondência ajuda a garantir que um sistema formal de registro seja mantido no Procore. Os arquivos anexados (que não são cópias) são vinculados diretamente da ferramenta Gestão de documentos, o que significa que o histórico completo, o contexto e as permissões para documentos são mantidos.
Vídeo
Práticas recomendadas
Antes de configurar modelos de correspondência para seu projeto, considere o seguinte:
- Quais tipos de comunicações formais sobre documentos de construção seu equipe de projeto requer, e quando eles podem precisar emiti-los?
- Você está familiarizado com a ferramenta Correspondência? Em caso afirmativo, como você está usando o recurso hoje e como isso pode mudar depois de começar a usar a ferramenta Gestão de documentos?
- Quem deve enviar e gerenciar as comunicações?
- Considere as permissões necessárias para a ferramenta Correspondência: permissões de nível "Padrão" ou superior na tipo de correspondência do item. OU Permissões de nível "Somente leitura" na tipo de correspondência do item com a permissão granular "Criar item" habilitada em seu modelo de permissão.
Exemplo
Vamos considerar a M's Mechanical, uma subempreiteiro mecânica que obteve aprovação com sucesso para um pacote de plantas de construção mecânicos. É crucial que eles distribuam essas informações para a equipe de campo. Isso garante que todos os membros do projeto estejam bem informados sobre a planta emitida mais recente e possam trabalhar com o conjunto mais atual de planos.
Para realizar isso, a M's Mechanical criará uma nova tipo de correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa para comunicados. Após inserir os detalhes, eles atribuirão esse tipo de correspondência ao projeto.
Na ferramenta Correspondência, eles criarão uma nova item de correspondência e selecionarão o tipo de comunicado. Eles preencherão as informações necessárias e anexarão as plantas de construção mecânica aprovadas.
Após a criação e envio da correspondência, essas plantas recém-aprovadas serão distribuídas prontamente, por e-mail, para todos os equipe de projeto membros que tiverem as permissões adequadas de Gestão de documentos. Por exemplo, os responsáveis por correspondência precisam ter acesso a plantas de construção mecânicas aprovadas para poder acessar os documentos anexados.
Próxima lição: Distribuição de documentos com correspondência - Configure
Configurá-lo: correspondência
Agora que aprendeu a distribuir documentos por meio da ferramenta Correspondência, você está pronto para concluir as seguintes ações no Procore:
Observação:
- Se já tiver configurado a ferramenta Correspondência para seu projeto no Procore, você poderá ignorar os dois primeiros itens de ação.
- A ferramenta Correspondência não aparecerá em um projeto até que pelo menos um tipo de correspondência tenha sido criado e um conjunto de campos por pelo menos um tipo de correspondência tenha sido aplicado ao projeto.
1. Criar um tipo de correspondência
Na página Correspondência da ferramenta Administrador de nível de empresa (em Definições da ferramenta), crie uma tipo de correspondência.
2. Criar e aplicar uma conjunto de campos de correspondência a um projeto
Na guia "Conjuntos de campos" da página Correspondência na ferramenta Administrador de nível de empresa, crie uma nova conjunto de campos ou edite uma existente. No link "Projetos atribuídos" para a conjunto de campos, escolha os projetos aos quais deseja aplicar a conjunto de campos Correspondência.
3. Criar um item de correspondência
Na ferramenta Correspondência do projeto, crie um ou mais itens de correspondência que usará para compartilhar arquivos da ferramenta Gestão de documentos.
Próxima lição: Conclusão
Conclusão
Você concluiu o guia!
Esperamos que este guia tenha ajudado você a entender melhor como a ferramenta Gestão de documentos funciona e como você poderá usá-la em seus projetos.
Para obter uma lista completa de tutoriais de gerenciamento de documentos, perguntas frequentes, vídeos e muito mais, visite a página inicial do gerenciamento de documentos.