Gestão financeira Guia do usuário: Empreiteiro especializado

A primeira etapa ao configurar as ferramentas de Finanças do Projeto do Procore no Procore é verificar se sua empresa e projeto estão configurados com um estrutura de códigos de orçamento que funcione para seu negócio específico. Na Estrutura de analítica de projetos do Procore, os códigos de orçamento são o elemento básico para os itens de linha financeira em seu orçamento. Com o uso de códigos de orçamento, você pode criar um orçamento granular ou tão básico quanto necessário. 

Se você for um empreiteiro especializado, o Procore recomenda o seguinte:

1. Crie a Estrutura de analítica de projetos da sua empresa. Trabalhe com as partes interessadas da sua empresa para decidir se deseja usar a padrão Estrutura de analítica de projetos do Procore ou se deseja personalizar sua Estrutura de analítica de projetos para a conta da sua empresa. Para saber mais, consulte Criar Estrutura de analítica de projetos da sua empresa.
2. Crie a Estrutura de analítica de projetos do seu projeto. Decida se deseja usar a Estrutura de analítica de projetos da sua empresa em seus projetos ou se deseja personalizar a Estrutura de analítica de projetos de nível de projeto. Você pode incluir o segmento opcional "Subobra" no nível de projeto. Para saber mais, consulte Criar a estrutura de analítica de projetos do seu projeto.

A ferramenta Orçamento do Procore ajuda seu equipe de projeto a gerenciar com eficiência o orçamento do seu projeto. Ele foi projetado para ajudar sua equipe a tomar decisões financeiras informadas, acompanhar despesas em relação ao seu orçamento em tempo real, analisar instantâneos históricos, inserir previsões detalhadas e oferecer visibilidade mais profundas sobre a situação financeira do seu projeto.  Com o uso de códigos de orçamento, você pode criar um orçamento tão granular ou tão básico quanto necessário.

• Adicione os dados de orçamento do seu projeto. Ao começar um projeto, a primeira etapa é configurar um orçamento em um novo projeto do Procore. Você pode escolher entre dois métodos: (1) Adicionar um item de linha do orçamento diretamente à ferramenta Orçamento ou (2) Baixar e concluir um modelo de orçamento e concluir as etapas para importar um orçamento. 
• Configure as visualizações do orçamento do seu projeto. Depois de adicionar os dados de orçamento do seu projeto, talvez o administrador do Procore queira explorar nossas visualizações dinâmicas e personalizáveis do orçamento. Para obter detalhes, consulte Configurar uma nova visualização do orçamento. Você pode configurar uma ou várias visualizações do orçamento, juntamente com uma ampla variedade de colunas de dados, como Valor do orçamento original, Alterações no orçamento, Orçamento revisado, Alterações pendentes no orçamento e muito mais. Você também pode gerenciar e monitorar ativamente o orçamento do seu projeto usando o recurso "Previsão de conclusão". Para obter detalhes, consulte Usar o recurso Previsão de conclusão. 
• Utilize os dados coletados em campo para rastrear os custos de mão de obra e as quantidades de produção. Para clientes que adquiriram as ferramentas Gestão de força de trabalho e Rastreamento de recursos do Procore, é possível definir seu orçamento como automático. Consulte Rastreamento de recursos e Finanças do Projeto: guia de configuração.
• Realocar fundos de um item de linha para outro usando alterações no orçamento. Use o recurso de alterações de orçamento para transferir dinheiro entre códigos de orçamento. Por exemplo, se você tiver economia de custos relacionada a um código de orçamento porque ele entrou no orçamento, mas esperar que outro código de orçamento entre acima do orçamento, será possível realocar fundos do primeiro código de orçamento e adicioná-lo ao último código de orçamento como uma contingência. As alterações de orçamento aparecem apenas na ferramenta Orçamento, portanto, seus fornecedores não verão seus ajustes internos. Para obter detalhes, consulte Criar alterações no orçamento

Para saber o que mais você pode fazer com a ferramenta Orçamento, consulte Orçamento.

Após configurar a ferramenta Orçamento, você poderá começar a criar uma ou múltiplos contratos de cliente para seu projeto. Com a ferramenta Contratos de Clientes, sua equipe pode substituir pilhas de papel e custos caros de impressora por um local central para a gestão de contratos digitais. 

• Configure seu contrato de cliente.  Embora a maioria dos clientes do Procore crie um único contrato de cliente para um único projeto de construção, as equipes de projeto têm a opção de criar múltiplos contratos de cliente na ferramenta Contratos de Clientes. Para obter detalhes, consulte Criar contatos do cliente. Semelhante ao orçamento, você também pode escolher entre dois métodos para configurar seu contrato de cliente: (1) você pode atualizar manualmente os SOV (Itens do contrato) em um contrato de cliente ou (2) você pode importar um SOV de contrato de cliente de um arquivo CSV. Quando terminar o configuração inicial, basta aprová-lo. Consulte Aprovar um contrato de cliente.

   Ponta

  Seu projeto de construção tem várias fontes de financiamento ou requisitos de faturamento em andamento?  Saiba por que alguns empreiteiros especializados decidem criar múltiplos contratos de cliente em seus projetos do Procore. Isso é útil quando você precisa dividir o escopo de trabalho de um projeto em várias fases ou estágios, no entanto, fazer isso apresenta algumas considerações.  Para obter mais informações, consulte Há alguma limitação do sistema quando os projetos têm múltiplos contratos de cliente? 

  Uma maneira alternativa de gerenciar esses tipos de requisitos é usar o recurso Subobra. Para saber mais, consulte Qual é a diferença entre uma obra, um obra principal e uma subobra? 

• Criar e gerenciar faturas ao proprietário. Depois que seu contrato de cliente for definido e você tiver configurado a ferramenta Compromissos conforme descrito abaixo, também poderá criar e gerenciar suas faturas ao proprietário. Um medição ao proprietário é um registro detalhado de uma transação financeira entre seu cliente e você. Normalmente, a divisão discriminada é ditada pelo empreiteiro geral e, em seguida, você envia os dados da fatura para ele, para que ele possa enviar a fatura ao proprietário do projeto quando o pagamento for devido. Consulte Criar uma fatura ao proprietário.
• Crie um registro de pagamentos recebidos.  Depois de receber o pagamento, você também pode criar um registro para rastrear os pagamentos recebidos. Para obter detalhes, consulte Criar um pagamento recebido.

Para saber o que mais você pode fazer com a ferramenta Contratos de Clientes, consulte Contratos de Clientes.

Depois que seus contratos forem aprovados e concluídos na ferramenta Contratos de Clientes, você poderá começar a configurar os compromissos do seu projeto. Normalmente, você criará compromissos quando sua empresa estiver subcontratando trabalho. 

No Procore, você pode criar dois tipos de "compromissos": subcontratos e ordens de compra.

• Configure a configuração do contrato, datas, listas de distribuição e definições. O Administrador do Procore da sua empresa pode trabalhar com você para definir a configuração do contrato de padrão do seu projeto. Essa é uma etapa importante antes de começar a criar compromissos em um projeto. Você pode escolher o número de níveis de alteração contratual para seus compromissos. Você também pode habilitar várias datas para usar em seus contratos por padrão. As definições também incluem padrão lista de distribuição definições, seus métodos padrão contábeis, a definição de um percentual de retenção (se aplicável) e a decisão de habilitar a margem financeira ou pagamentos por padrão. Para obter detalhes, consulte Configurar definições: compromissos. 
• Crie as ordens de compra do seu projeto. No Procore, uma Ordem de compra (OP) é um compromisso financeiro documentado que detalha os tipos, quantidades e preços acordados para produtos ou serviços. Como parte do processo de aquisição, as ordens de compra são criadas por um "comprador" (por exemplo, um empreiteiro especializado) e emitidas para um "vendedor" (por exemplo, um fornecedor) para cobrir o custo de um contrato. Uma vez aceita pelo "vendedor", uma ordem de compra representa um acordo entre as duas partes. Consulte Criar uma ordem de compra. 

   Ponta

  No Procore, as ordens de compra e os subcontratos são usados exclusivamente para faturar os custos pré-determinados registrados no orçamento do seu projeto. É importante observar que as ordens de compra não foram projetadas para serem usadas como uma guia em execução. Por exemplo, se a prática da sua empresa for criar uma fatura para pagar suas ordens de compra à medida que os itens são entregues, convém criar um custo indireto em vez de uma ordem de compra. Consulte Custos Indiretos ferramenta. 

• Crie os subcontratos do seu projeto. Um subcontrato é um acordo contratual entre a empresa contratante e os subempreiteiros que executam o escopo de trabalho. No Procore, há duas maneiras de criar um subcontrato: (1) você pode adjudicar uma cotação vencedora e convertê-la em um subcontrato ou (2) criar um subcontrato diretamente na ferramenta Compromissos. 
• Crie faturas do subempreiteiro e gerencie contatos da fatura. Usando a ferramenta Compromissos ou Faturamento em andamento, você também pode criar uma fatura em nome de um contato da fatura ou fornecer aos contatos da fatura do seu subempreiteiro as permissões adequadas para acessar suas ordens de compra e subcontratos. Ver Adicionar contatos da fatura a uma ordem de compra ou Subcontratar Os usuários com permissão "Administrador" na ferramenta Compromissos também podem usar essas permissões para gerenciar faturas com a ferramenta Faturamento em andamento. 
• Crie um Registro de pagamentos emitidos.  Depois de começar a emitir pagamentos em seu projeto, você pode criar um registro para rastrear os pagamentos emitidos. Seus relatórios de orçamento e orçamento são atualizados automaticamente para refletir suas entradas. Consulte Adicionar pagamentos emitidos. 

Para saber o que mais você pode fazer com a ferramenta Compromissos, consulte Compromissos.

Em seguida, comece a aprender sobre as ferramentas de gestão de alterações do Procore.  Você pode criar dois tipos de alterações contratuais no Procore. Há duas opções para configurar essas ferramentas: (1) Alterações contratuais com Registros de Imprevistos ou (2) Alterações contratuais sem Registros de Imprevistos.

A ferramenta Faturamento em Andamento do Procore utiliza a permissão de usuário concedida na ferramenta Compromissos e Contratos de Clientes. À medida que seu projeto avança e os contratos são criados e aprovados, os subempreiteiros podem cobrar você pelo trabalho concluído por meio de faturas subempreiteiro. Você também pode criar faturas de proprietário, que podem ser enviadas por e-mail para o proprietário ou para a parte responsável pela aprovação do pagamento.

• Gerenciar períodos de faturamento. Se você subcontrato trabalho, o período de faturamento definirá o ciclo de faturamento usado para o faturamento em andamento aplicado aos subempreiteiros do seu projeto. Além de definir a frequência do período de faturamento (por exemplo, mensal ou semanal), ele também define o data de início do período de faturamento, a data de vencimento da fatura e o data de término do período de faturamento. Para saber como criar um período de faturamento com a ferramenta Faturamento em andamento, consulte Criar períodos manuais de faturamento e Criar períodos automáticos de faturamento.

• Criar e gerenciar faturamentos em andamento. Com a ferramenta Faturamento em Andamento, você pode manter as permissões de usuário restritas ao seu equipe de projeto e criar uma fatura em nome de um contato da fatura ou pode fornecer aos contatos da fatura do seu subempreiteiro as permissões adequadas para acessar suas ordens de compra e subcontratos. Consulte Adicionar contatos da fatura a uma ordem de compra ou subcontrato. Em seguida, quando estiver pronto para que seus subempreiteiros faturem você por seu trabalho, você poderá Enviar um "Convite para faturamento" para um contato da fatura e seus subempreiteiros poderão Enviar uma nova fatura como um contato da fatura. Em seguida, você pode revisar e aprovar essas cobranças.

Para saber o que mais você pode fazer com a ferramenta Medições, consulte Faturamento em Andamento.

No Procore, o termo custo direto é usado para se referir a um custo de um projeto de construção que NÃO está associado a um compromisso. Usando a ferramenta Custo direto, você pode criar estes itens:

• Faturas. Crie um custo direto para uma fatura em papel com base em uma fornecedor não contratada para itens como tinta de impressora, papel de computador ou postagem. 
• Despesas. Crie uma custo direto de despesas que possam incluir equipamentos de computador, telefones ou aluguéis internos de equipamentos. 
• Folha de pagamento. Crie um custo direto para custos mensais folha de pagamento classificados por código de custo, de modo que os valores de folha de pagamento reflitam cada mês no orçamento. 

Para saber como criar um custo indireto, consulte Criar um custo indireto. 

Para saber o que mais você pode fazer com a ferramenta Custos Indiretos, consulte Custos Indiretos